ไปรษณีย์ไทย ย้ำไม่มีนโยบายในการบังคับให้ผู้ใช้บริการต้องระบุหมายเลขโทรศัพท์บนกล่อง/ซองในการฝากส่ง แนะผู้ใช้บริการเขียนจ่าหน้ากล่องและซองให้ถูกต้องชัดเจน ก่อนฝากส่งผ่านเส้นทางไปรษณีย์ เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการใช้บริการ และการส่งต่อไปยังปลายทางได้
ไปรษณีย์ไทยขอความร่วมมือผู้ใช้บริการเขียนจ่าหน้าซองและกล่องพัสดุให้ถูกต้องชัดเจน เพื่อป้องกันปัญหาสิ่งของที่ฝากส่งทางไปรษณีย์นำจ่ายล่าช้า โดยขั้นตอนในการจ่าหน้าสิ่งของที่ต้องการฝากส่งผ่านช่องทางไปรษณีย์ ผู้ใช้บริการต้อง จ่าหน้าให้ละเอียดลงบนซองหรือกล่อง
ผู้ใช้บริการควรเขียนหรือพิมพ์รายละเอียดลงบนซองหรือกล่องพัสดุโดยตรงด้วยหมึกที่ไม่ลบเลือนง่าย ได้แก่ ชื่อ นามสกุล บ้านเลขที่ หมู่ ซอย ถนน แขวงหรือตำบล เขตหรืออำเภอ จังหวัด รหัสไปรษณีย์
โดยสำหรับรหัสไปรษณีย์ให้กรอกด้วยเลขอารบิกที่บรรทัดสุดท้าย ของการจ่าหน้าทุกครั้ง และผนึกแสตมป์หรือตราประทับอื่นๆ ที่แสดงการชำระค่าบริการให้เรียบร้อยที่มุมขวาบนของซองหรือกล่องพัสดุ
อย่างไรก็ตาม หากผู้ใช้บริการระบุหมายเลขโทรศัพท์ของผู้รับและผู้ฝากส่ง ก็จะเป็นประโยชน์กับผู้ใช้บริการ ในกรณีเจ้าหน้าที่ไปนำจ่ายแล้วไม่อยู่บ้าน ซึ่งเจ้าหน้าที่นำจ่ายสามารถโทรศัพท์นัดหมายกับผู้รับปลายทางก่อนการนำจ่ายอีกครั้ง ตลอดจนรายละเอียดการจ่าหน้าที่อยู่ของผู้ฝากส่งที่มุมซ้ายบนของกล่องหรือซอง
เพื่อเจ้าหน้าที่จะติดต่อผู้ฝากส่งหากสิ่งของที่ฝากส่งไม่สามารถนำจ่ายได้ ทั้งนี้ เพื่อให้สิ่งของฯ ทุกชิ้นนำจ่ายถึงปลายทางด้วยความรวดเร็ว ถูกต้อง และเป็นไปตามมาตรฐานที่ไปรษณีย์ไทยกำหนดไว้
