อรูบ้า ชี้สำนักงานดิจิทัลช่วยเพิ่มประสิทธิผลพนักงาน

อรูบ้า (Aruba) เผยสำนักงานที่ทันสมัยเพียบพร้อมไปด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล ไม่เพียงแต่จะมีผลการทำงานที่เพิ่มขึ้น แต่ยังมีแรงจูงใจและความพึงพอใจในการทำงานสูงขึ้น ตลอดจนสภาพการดำเนินชีวิตโดยรวมที่ดีขึ้น พร้อมแนะบริษัทต้องเพิ่มความสนใจด้านความเสี่ยงจากการใช้งานอุปกรณ์ของกลุ่มพนักงงานดิจิทัลให้มากขึ้น

Joseph White ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนากลยุทธ์ออกแบบและจัดการสำหรับสถานที่ทำงาน ของ Herman Miller กล่าวว่า “ไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรมไหน เราพบว่ามีแนวโน้มที่จะมุ่งสร้างสถานที่ทำงานที่ใส่ใจในความเป็นมนุษย์มากยิ่งขึ้น เพื่อตอบสนองให้ทันความคาดหวังของพนักงานที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วและหาหนทางทำให้พนักงานมีความต้องการทำงานกับบริษัท”

“ทำให้มีการรวมเอาเทคโนโลยีมาใช้ การตกแต่งเฟอร์นิเจอร์ภายในสำนักงาน รวมทั้งวิทยาศาสตร์ทางด้านการเรียนรู้ มาช่วยให้พนักงานคุ้นเคยกับการทำงานแบบใหม่ และไม่ใช่แค่ให้ประสบการณ์ที่เป็นพิเศษและเป็นส่วนตัวสำหรับพนักงานแต่ละคนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงโอกาสขององค์กรที่จะดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถที่ดีที่สุดไว้ด้วย”

ด้าน Francisco Acoba กรรมการผู้จัดการของ Deloitte Strategy &Operations กล่าวว่า “ธรรมชาติของคำว่า“สำนักงาน” กำลังถูกเปลี่ยนแปลงไปแล้ว เพราะองค์กรต่าง ๆ เริ่มตระหนักว่าสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ ต้องเน้นประสบการณ์ที่ดีในการทำงานเป็นศูนย์กลาง และจะต้องสามารถทำให้เข้ากันได้ระหว่างสไตล์การทำงานที่หลากหลายและบุคลิกความชอบของแต่ละบุคคล”

“แนวโน้มนี้กำลังนำไปสู่กระบวนการทำงานแบบใหม่ในที่ซึ่งโซลูชั่นทางด้าน IT การก่อสร้างอาคารและการตกแต่งเฟอร์นิเจอร์จะต้องมีปฏิสัมพันธ์กันอย่างกลมกลืนกับมนุษย์ เพื่อสร้างสถานที่ทำงานขึ้น ไม่ว่าสถานการณ์เฉพาะขององค์กรจะเป็นอย่างไร เมื่อสถานที่ทำงานกลายเป็นสถานที่ทำให้พนักงานมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้นในการทำงาน สถานที่นั้นย่อมส่งผลกระทบในเชิงบวกต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจแน่นอน

ยิ่งกว่านั้นพนักงานที่รู้สึกสะดวกสบายใจในที่ทำงานยังสามารถทำภาระกิจของตนให้สำเร็จลุล่วงลงได้ ส่วนผู้ที่ไม่รู้สึกแบบนี้ในที่ทำงานของตนก็มักจะต้องย้ายงานไปหาที่ทำงานใหม่ที่มีบรรยากาศน่าเชิญชวนให้ทำงานมากกว่า”

การศึกษาพนักงานทั่วโลกจำนวน 7,000 คนใน 15 ประเทศของหลากหลายองค์กรพบว่ามีความแตกต่างอย่างชัดเจนในเรื่องประสิทธิภาพการทำงานและความรู้สึกผูกพันของพนักงานกับองค์กรระหว่างในองค์กรที่มีสำนักงานยุคดิจิทัลกับองค์กรที่นำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในระดับที่น้อยกว่า

นอกเหนือจากการเพิ่มผลสำเร็จในการทำงานแล้ว เครื่องมือดิจิทัลยังมีผลดีในการดำเนินชีวิตอีกด้วย “นักปฏิวัติดิจิทัล” ในที่นี้คือพนักงานที่ได้ทำงานอยู่ในที่ทำงานที่ใช้ความสามารถทางดิจิทัลอย่างเต็มที่มีเทคโนโลยีสำนักงานใหม่ ๆ ให้ใช้อย่างกว้างขวาง ซึ่งพบว่า 51% มีความพึงพอใจในการทำงานค่อนข้างสูง และ 43% มีความรู้สึกเชิงบวกในเรื่องความสมดุลระหว่างการทำงานและการดำเนินชีวิตของตน

มากกว่าพนักงานในบริษัทที่มีสำนักงานล้าหลังกว่าด้านดิจิทัล ซึ่งเข้าถึงเทคโนโลยีในการทำงานที่เป็นดิจิทัลได้น้อยกว่า พนักงานในที่ทำงานที่มีการปฏิวัติในเชิงดิจิทัลนี้มีถึง 56% บอกว่ามีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น และ 83% ชื่นชมในวิสัยทัศน์ขององค์กรของตน

การทำงานด้วยดิจิทัลยังช่วยสนับสนุนการพัฒนาความเชี่ยวชาญในวิชาชีพอีกด้วย โดย 65% ของพนักงานในที่เป็นนักปฏิวัติดิจิทัลรายงานว่าตนเองมีการพัฒนาในเรื่องความเชี่ยวชาญทางด้านวิชาชีพและมีการเติบโตในสายงานอาชีพเพิ่มขึ้นด้วยการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล

เปรียบเทียบกับ 31% ที่ตอบในทำนองเดียวกันขององค์กรที่ล้าหลังกว่า ในที่ทำงานดิจิทัลมี 72% ของนักปฏิวัติดิจิทัลตอบว่ามีความสามารถเพิ่มสูงขึ้นในการใช้ทักษะการทำงานใหม่ ๆ ส่วนในองค์กรที่ล้าหลังกว่าเห็นด้วยเพียง 58%

ผลงานที่เพิ่มสูงขึ้น มาจากการใช้ดิจิทัลมากขึ้น โดย 73% ของนักปฏิวัติดิจิทัลตอบว่ามีผลกระทบในเชิงบวกต่อผลการทำงานของตน และ 70% ยืนยันว่าเทคโนโลยีดิจิทัลทำให้การร่วมมือกันทำงาน (collaboration) ดีขึ้น ตรงข้ามกับองค์กรล้าหลังที่มีพนักงานเห็นด้วยเพียง 55%

ระบบอัตโนมัติ ทำให้มีประสบการณ์การทำงานในที่ทำงานดีขึ้น ขณะที่การใช้ระบบอัตโนมัติอาจถูกมองว่าเป็นการแย่งงานไปจากมนุษย์ แต่ในการสำรวจกลับพบว่าพนักงานทั้งหลายมีความกระตือรือร้นกับระบบอัตโนมัติกันอย่างมาก ผู้ตอบการสัมภาษณ์ถึง 71% ยอมรับการทำงานร่วมกับระบบอัตโนมัติในอีก 5-10 ปีข้างหน้า ยอมรับการที่องค์กรจะสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความฉลาด(smart) และประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

ความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้น

นอกจากนี้ผลการศึกษายังพบว่าพนักงานทั้งหลายรู้สึกกระตือรือร้นกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ และต้องการให้บริษัทของตนจัดหามาให้มากขึ้นด้วย ผู้ถูกสัมภาษณ์เกือบทั้งหมดทั่วทั้งภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (98%) เห็นว่าสถานที่ทำงานของตนควรจะถูกปรับปรุงให้ดีขึ้นด้วยการใช้เทคโนโลยีให้มากขึ้น

ขณะที่มีถึง 70% เห็นว่าองค์กรของตนจะล้าหลังกว่าคู่แข่งถ้ายังไม่มีการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาใช้ และมีถึง 67% เชื่อว่าสำนักงานแบบดั้งเดิมจะกลายเป็นเรื่องล้าสมัย เพราะเทคโนโลยีก้าวล้ำหน้าขึ้นไปเรื่อย ๆ

75% ของผู้ถูกสัมภาษณ์ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกบอกว่าบริษัทของตนได้ลงทุนในการสร้างเครื่องมือดิจิทัลในที่ทำงานในไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ และสนใจจะลงทุนมากขึ้นในเทคโนโลยีใหม่ๆ ล้ำสมัย อันได้แก่ เครื่องมือในการควบคุมอาคารอัจฉริยะ ที่ทำงานโดยอัตโนมัติ ในการควบคุมอุณหภูมิและแสง (14%) เทคโนโลยีที่สามารถสั่งงานได้ด้วยเสียงและเครื่องรับส่งสัญญาณภาพและเสียงแบบไร้สาย (16%) และทำแอปบนอุปกรณ์พกพาให้ใช้ทำงาน (11%)

อรูบ้า

ผู้ถูกสัมภาษณ์ส่วนมากเห็นว่าเทคโนโลยีดิจิทัลจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น(63%) ทำให้ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น (53%) และมีบรรยากาศดึงดูดให้น่าทำงานมากขึ้น (52%)

ขณะที่ผลดีที่ได้จากการมีสำนักงานยุคดิจิทัลมีหลากหลายประการ แต่จากการศึกษายังชี้ให้เห็นภัยคุกคามทางไซเบอร์ เป็นความท้าทายที่องค์กรต้องพยายามแก้ไขป้องกันไว้ด้วย

และถึงแม้ว่าพนักงานจะตอบค่อนข้างสูงในเรื่องของความตระหนักเกี่ยวกับความปลอดภัยทางไซเบอร์ (56% มักจะคิดถึงเรื่องความปลอดภัยอยู่บ่อย ๆ หรือในแต่ละวัน) พวกเขายังยอมรับว่าตนเองอาจมีส่วนในเรื่องความเสี่ยงต่อข้อมูลและอุปกรณ์ต่าง ๆ ขององค์กร มี 73% ยอมรับว่ามีพฤติกรรมเสี่ยงอย่างเช่นแบ่งปันการใช้รหัสผ่านและอุปกรณ์ร่วมกับคนอื่น

มีพนักงานราว 25% ตอบว่าเคยเชื่อมต่อเข้า Wi-Fi สาธารณะที่ค่อนข้างไม่ปลอดภัยภายใน 12 เดือนที่ผ่านมา และมี 20% ตอบว่าตัวเองใช้รหัสผ่านเดียวกันกับหลายแอปพลิเคชั่นและบัญชีผู้ใช้ โดย 17% ยอมรับว่ามีการเขียนรหัสผ่านของตนไว้เพื่อป้องกันการลืม

หนทางสู่อนาคต

การค้นพบเหล่านี้ชี้ให้เห็นว่าบริษัทต่าง ๆ ควรที่จะรีบนำผลดีทางเทคโนโลยีของการมีสำนักงานยุคดิจิทัลมาปรับใช้งานเสียทีในขณะเดียวกันก็มองหาหนทางลดความเสี่ยงต่อความปลอดภัยลงให้เหลือน้อยที่สุดด้วย ซึ่ง อรูบ้า มีข้อเสนอแนะองค์กรต่าง ๆ ควรจะดำเนินการดังต่อไปนี้

1.นำกลยุทธ์การมีสำนักงานยุคดิจิทัลมาใช้เสียที

แผนก IT จำเป็นต้องทำงานกับผู้จัดการธุรกิจ ผู้ใช้งานและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ เพื่อกำหนดแนวทางการพัฒนาให้เป็นสำนักงานยุคดิจิทัลมากขึ้น โดยจะต้องรวมถึงการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ ล้ำยุคที่ที่บริษัทก้าวหน้าเหนือบริษัทอื่นมาใช้ อย่างเช่น เซนเซอร์แบบชาญฉลาด และแอปบนอุปกรณ์พกพาที่ปรับใช้ตามความต้องการขององค์กร ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเพิ่มประสบการณ์ส่วนบุคคลที่พึงปรารถนากับสถานที่ทำงานมากขึ้น

2.สร้างสำนักงานยุคดิจิทัลที่เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกัน

บริษัทจะต้องคิดว่าสำนักงานในยุคดิจิทัลนี้กว้างไกลกว่าพื้นที่จริง ๆ ในสำนักงานใหญ่ จะต้องรองรับการทำงานของพนักงาน คู่ค้าหรือลูกค้าที่เชื่อมต่อเข้ามาสู่ระบบจากที่พื้นที่ห่างไกลด้วย ผู้นำทางด้าน IT จำเป็นต้องวางแผน ลงทุน สำหรับการสร้างสภาพแวดล้อมทางการทำงานที่ไร้พรมแดนนี้

3.สร้างความปลอดภัยตั้งแต่ระดับพื้นฐานขึ้นมา

บริษัทจะต้องออกแบบสำนักงานยุคดิจิทัลให้มีความปลอดภัยในฐานะเป็นส่วนสำคัญมาก ๆ จะต้องคิดล่วงหน้าถึงเรื่องความผิดพลาดของมนุษย์ที่อาจเกิดขึ้นรวมทั้งการเข้ามาของผู้ประสงค์ร้าย เพื่อที่จะให้มีความปลอดภัย ผู้ดูแล IT จะต้องมองหาเทคโนโลยีใหม่ ๆ ในด้านระบบเครือข่าย การประมวลผลแบบคลาวด์ ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการเรียนรู้ของจักรกล (machine learning)เข้ามาใช้

Janice Le หัวหน้านักการตลาดของอรูบ้า (Aruba) กล่าวว่า “สถานที่ทำงานกำลังถูกทำให้กลายเป็นการบริโภคประเภทหนึ่ง เพราะพนักงานทุกคนล้วนเป็นผู้บริโภคและเขานำความคาดหวังแบบผู้บริโภคเหล่านี้เข้ามาทำงานกับเราด้วย สำนักงานกำลังถูกทำให้ฉลาดมากขึ้น เพื่อที่พนักงานเองจะได้ทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นด้วย”

แนวความคิดใหม่ ๆ กำลังเกิดขึ้นโดยเป็นการรวมเทคโนโลยีอาคารอัจฉริยะ (smart building technologies) เข้ากับสำนักงานยุคดิจิทัลกลายเป็นสำนักงานยุคดิจิทัลอัจฉริยะ(Smart Digital Workplace) เป็นสถานที่ซึ่งมีการออกแบบมุ่งรองรับความสดวกสบายของมนุษย์ ให้ทำงานร่วมกับอุปกรณ์ IoT และระบบอัตโนมัติทั้งหลาย

สำนักงานยุคดิจิทัลอัจฉริยะจะให้ประสบการณ์ที่เป็นส่วนบุคคลอย่างเช่นการเชื่อมต่อกับอุปกรณ์เฟอร์นิเจอร์และการปรับแสงสว่างอย่างชาญฉลาดตามความพึงพอใจของผู้ใช้ อาคารจะมุ่งอนุรักษณ์พลังงานมากขึ้น โดยมีการปรับเปลี่ยนการใช้พลังงานอย่างเป็นพลวัตรโดยมุ่งเน้นประโยชน์การใช้งานสูงสุดและคำนึงถึงรูปแบบการใช้งานของผู้ใช้แต่ละคน แนวทางใหม่นี้ไม่เพียงแต่จะเพิ่มผลงานของพนักงานแต่ยังเพิ่มประสิทธิภาพโดยมุ่งมองมนุษย์เป็นศูนย์กลางอีกด้วย

Le สรุปว่า“การศึกษาระดับสากลครั้งนี้ชี้ให้เห็นว่า การเลือกได้(choice) ความเป็นส่วนตัว (personalization)ความสะดวกในการใช้งาน (ease) และระบบอัตโนมัติ (automation) จะให้ผลดีทั้งระดับในการดำเนินงานและผลประกอบการขององค์กรที่ได้มีการปรับเปลี่ยนที่ทำงานให้รองรับแนวโน้มอนาคตนี้

ที่ทำงานของเราเองเป็นเสมือนห้องทดลองมีชีวิตของสำนักงานยุคดิจิทัลอัจฉริยะ และเราเห็นผลลัพธ์จากการที่เราสามารถหาพนักงานใหม่ ๆ ที่ชาญฉลาดมาบรรจุเข้าทำงานกับเราได้เร็วขึ้นและพนักงานเก่าชั้นยอดล้วนยอมรับตำแหน่งงานที่สูงขึ้นในองค์กรโดยไม่ลาออกไปอยู่ที่อื่น เป็นผลดีที่จับต้องได้และมากกว่าในเรื่องของผลสำเร็จในการทำงานที่เพิ่มขึ้นอีกด้วย”

อ่านรายงานเต็มฉบับได้ที่ https://www.arubanetworks.com/worksmart