ไอเอฟเอส ชูฟังก์ชั่นใหม่หนุนกฎคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลหรือ จีดีพีอาร์

ไอเอฟเอส ซึ่งเป็นบริษัทระดับโลกด้านแอพพลิเคชั่นสำหรับองค์กร เปิดเผยว่าฟังก์ชั่นใหม่ที่พัฒนาขึ้นสำหรับไอเอฟเอส แอพพลิเคชั่นส์ (IFS Applications) จะช่วยลูกค้าให้สามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภคหรือ จีดีพีอาร์ (General Data Protection Regulation: GDPR) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โดยความสามารถใหม่ดังกล่าวที่มีเพิ่มในไอเอฟเอส แอพพลิเคชั่นส์ จะช่วยให้ลูกค้าของไอเอฟเอสสามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบใหม่ที่จะมีผลบังคับใช้ในวันที่ 25 พฤษภาคม 2561 นอกจากนี้ยังจะมีการปรับเพิ่มฟังก์ชั่นที่เหมือนกันนี้ให้กับไอเอฟเอส ฟิลด์ เซอร์วิส แมเนจเม้นท์ (IFS Field Service Management) ซึ่งจะเปิดตัวในไตรมาสที่ 1 ปี 2561 ด้วย

ฟังก์ชั่นใหม่ที่ให้การสนับสนุนการปฏิบัติตามกฎระเบียบจีดีพีอาร์จะมีรวมอยู่ใน ไอเอฟเอส แอปพลิเคชั่นส์ 9 (IFS Applications 9) รวมถึงเวอร์ชั่นอัปเดตตั้งแต่ 10 ขึ้นไปก็มีพร้อมใช้งานแล้วในขณะนี้ และฟังก์ชั่นที่คล้ายกันนี้จะมีรวมอยู่ในไอเอฟเอส เซอร์วิส แมเนจเม้นท์ 5.7 ( IFS Field Service Management 5.7) ตั้งแต่เวอร์ชั่น 3 เป็นต้นไปด้วย (เริ่มตั้งแต่ปลายไตรมาสที่ 1 ปี 2561)

สำหรับการสนับสนุนให้สามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบจีดีพีอาร์ (GDPR) ผ่านกระบวนการสำคัญทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของฟังก์ชั่นใหม่นั้น จะครอบคลุมในส่วนต่างๆ ดังนี้

1. การเก็บรวบรวมข้อมูลตามกฎหมาย: ตามกฎระเบียบ จีดีพีอาร์ นั้น ข้อมูลส่วนบุคคลจะได้รับการเก็บรวบรวมเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะตามที่ระบุไว้และจะได้รับการจัดเก็บเอาไว้ตราบเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ดังกล่าวเท่านั้น ฟังก์ชั่นใหม่นี้จะช่วยให้สามารถดำเนินการดังกล่าวได้โดยอนุญาตให้มีการระบุข้อมูลตามหัวเรื่องและจะต้องแนบวัตถุประสงค์การดำเนินการไปกับข้อมูลด้วยทุกครั้ง

ซึ่งรวมถึงระยะเวลาของการดำเนินการ โดยที่ข้อมูลแต่ละรายการจะได้รับการจัดการในลักษณะที่สอดคล้องกับหลักการพื้นฐานด้านการประมวลผลที่ถูกต้องตามกฎหมายอย่างน้อยหนึ่งอย่าง

2. การจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย: ข้อมูลส่วนบุคคลต้องได้รับการบันทึกและจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยภายในระบบที่ใช้สำหรับการประมวลผลข้อมูล ทั้งยังจะต้องสอดคล้องกับสิทธิ์การเข้าถึงที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ในการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วย ฟังก์ชั่นใหม่นี้จะช่วยเสริมความสมบูรณ์ให้กับกลไกที่มีอยู่เดิมเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลตามบทบาทหน้าที่ได้อย่างเหมาะสม

ด้วยการจัดเตรียมกลไกและกรอบระยะเวลาเฉพาะสำหรับการบริหารจัดการข้อมูลในแต่ละเรื่อง การจัดทำรายการข้อมูลส่วนบุคคล วัตถุประสงค์ของการประมวลผลข้อมูล การกำจัดข้อมูลและการไม่ระบุชื่อเรื่องข้อมูล รวมถึงการยินยอมให้ดำเนินการภายในกรอบระยะเวลาที่ชัดเจน

3. การเรียกคืน/การส่งต่อข้อมูลอย่างปลอดภัย: ความสามารถในการเรียกคืนและการส่งต่อข้อมูลเป็นส่วนประกอบสำคัญของการปฏิบัติตามกฎระเบียบจีดีพีอาร์ โดยฟังก์ชั่นใหม่นี้จะช่วยให้การดำเนินการเป็นเรื่องง่ายด้วยการนำรายงานมาตรฐานใหม่เข้ามาปรับใช้

ซึ่งสามารถเรียกใช้งานข้อมูลตามหัวเรื่องเฉพาะที่บันทึกภายใน ไอเอฟเอส แอพพลิเคชั่นส์ หรือไอเอฟเอส ฟิลด์ เซอร์วิส แมเนจเม้นท์ และนำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวข้อง รวมถึงข้อมูลทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ วัตถุประสงค์ในการจัดเก็บข้อมูลดังกล่าวโดยมีวันที่หมดอายุที่ชัดเจน และหลักการตามกฎหมายที่ข้อมูลและวัตถุประสงค์ต้องยึดตาม

4. การบำรุงรักษา/การกำจัดอย่างปลอดภัย: ข้อกำหนดที่สำคัญ 3 ประการภายใต้กฎระเบียบ จีดีพีอาร์ คือการรักษาระเบียนข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน สิทธิ์ที่ข้อมูลจะถูกลืม และความต้องการระบบควบคุมข้อมูลเพื่อเก็บรักษาระเบียนข้อมูลตามวัตถุประสงค์ทางกฎหมายนอกเหนือจากความยินยอม ฟังก์ชั่นใหม่นี้จะให้ความสามารถด้านการสนับสนุนกระบวนการดูแลรักษาข้อมูล

โดยจะจัดเตรียมระบบควบคุมข้อมูลที่สามารถล้างข้อมูล กำจัด นำออก หรือไม่ระบุชื่อ (ตามความเหมาะสม) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าในส่วนของชื่อเรื่องข้อมูลหรือการหมดอายุของระยะเวลาเก็บรักษาข้อมูลดังกล่าว

5. การใช้งานอย่างถูกต้องตามกฎหมาย: การเก็บข้อมูลส่วนบุคคลไว้ในระบบและจะต้องสามารถเรียกคืน จัดทำรายงาน และกำจัดข้อมูลได้เมื่อต้องการ ถือเป็นสิ่งสำคัญและการที่จะดำเนินการดังกล่าวได้นั้นจะต้องอาศัยการตั้งค่า การดูแลรักษา และการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลอย่างถูกต้อง

ซึ่งขึ้นอยู่กับความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล การแสดงข้อมูล และความสามารถที่จะได้รับการแจ้งให้ทราบเมื่อมีการดำเนินการต่างๆ เกี่ยวกับข้อมูล ฟังก์ชั่นใหม่นี้ช่วยจัดหาจุดเข้าใช้งานเดียวเพื่อให้สามารถเข้าถึงและควบคุมการประมวลผลตามวัตถุประสงค์และหลักการพื้นฐานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นายสตีฟ ทรีกัสต์ ผู้อำนวยการฝ่ายอุตสาหกรรมส่วนกลางด้านการเงิน เอชซีเอ็ม และกลยุทธ์ กล่าวว่า “การเพิ่มประสิทธิภาพให้กับไอเอฟเอส แอพพลิเคชั่นส์ และไอเอฟเอส เซิอร์วิส แมเนจเม้นท์ ให้มีความสามารถในด้านการสนับสนุนการปฏิบัติตามกฎระเบียบจีดีพีอาร์ ตอกย้ำให้เห็นถึงความพร้อมของเราในการนำเสนอฟังก์ชั่นการทำงานของซอฟต์แวร์ที่ครบวงจรและใช้งานง่าย เพื่อช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบใหม่ที่กำลังจะมีผลบังคับใช้ในเดือนพฤษภาคมปีนี้”

“นอกเหนือจากการสนับสนุนการปฏิบัติตามกฎระเบียบจีดีพีอาร์แล้ว เรายังนำเสนอความสามารถใหม่ๆ ที่พร้อมช่วยองค์กรเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการบริหารจัดการข้อมูลเพื่อเพิ่มคุณภาพข้อมูลโดยใช้ข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกันมากขึ้นและลดปริมาณข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องลง ซึ่งจะส่งผลให้ต้นทุนการดำเนินงานสามารถลดลงได้อย่างมาก”